Medarbejderapp til servicevirksomheder: 7 funktioner, der gør hverdagen lettere

En medarbejder møder ind og skal finde dagens første opgave. Adressen står i en sms, tidspunktet i kalenderen, og den særlige aftale med kunden blev sagt over telefonen i går. På kontoret bliver der samtidig flyttet rundt på dagens plan.

Det er en genkendelig situation i mange servicevirksomheder. Oplysningerne findes, men ikke nødvendigvis samme sted – eller i den nyeste version.

En medarbejderapp kan samle planlægning, opgaver og registreringer. Men den skal bygges ud fra det arbejde, der faktisk bliver udført. Ellers bliver den blot endnu et system, medarbejderne skal huske at åbne.

Hvad er en medarbejderapp?

En medarbejderapp er et digitalt arbejdsredskab, hvor medarbejderne kan se og håndtere de oplysninger, de har brug for i løbet af dagen. Det kan være på mobil eller tablet, mens kontoret arbejder i et tilhørende administrationsmodul.

For en rengøringsvirksomhed kan det handle om adresser, faste aftaler og arbejdstid. For en håndværksvirksomhed kan det være arbejdsordrer, materialer, billeder og opgavestatus.

Det vigtigste er ikke, hvor mange funktioner appen har. Det er, om medarbejderen kan finde det rigtige på få sekunder.

7 funktioner, der ofte giver mening

1. Dagens og ugens opgaver

Medarbejderen skal hurtigt kunne se, hvor vedkommende skal hen, hvornår arbejdet begynder, og hvad der skal laves. Kunde, adresse, tidspunkt og relevante bemærkninger bør være samlet på opgaven.

En lang liste med alt i virksomheden hjælper sjældent. Vis først det, medarbejderen skal bruge nu.

2. Planlægning, som kontoret kan ændre ét sted

Når en opgave flyttes, skal den nye aftale være synlig for den rigtige medarbejder. Dermed undgår man at skulle opdatere både et regneark, en kalender og flere beskedtråde.

For virksomheder med tilbagevendende besøg kan faste intervaller være særligt nyttige, så de samme aftaler ikke skal oprettes fra bunden hver uge.

3. Enkel tidsregistrering

Medarbejderen skal kunne registrere arbejdstid uden at udfylde lange skemaer. Det kan eksempelvis være start- og sluttid eller registrering direkte på en konkret opgave.

Inden man udvikler løsningen, bør man beslutte, hvad timerne skal bruges til: løngrundlag, fakturering, intern opfølgning eller flere af delene. Det afgør, hvilke oplysninger der er nødvendige.

4. Beskeder knyttet til arbejdet

Vigtige ændringer drukner let, hvis de ligger mellem private sms'er og forskellige gruppechats. En intern beskedfunktion kan samle kommunikationen, så medarbejderne ved, hvor de skal lede.

Det betyder ikke, at alle samtaler skal flyttes over i appen. Kun de beskeder, der hører til arbejdet.

5. Kundens praktiske oplysninger

Adgangsforhold, særlige aftaler og relevante instruktioner bør stå ved den opgave, de vedrører. Det kan spare unødvendige opkald til kontoret.

Der skal samtidig være styr på rettighederne, så en medarbejder ikke får adgang til flere kundeoplysninger end nødvendigt.

6. Dokumentation fra arbejdsstedet

I nogle brancher giver det mening at tilføje billeder, tjeklister, noter eller dokumenter, mens man står hos kunden. Andre virksomheder behøver slet ikke den funktion.

Begynd med at undersøge, hvilken dokumentation der faktisk bliver efterspurgt – og af hvem.

7. Et samlet overblik for administrationen

Medarbejdernes mobilvisning og kontorets visning behøver ikke ligne hinanden. Kontoret har ofte brug for at flytte opgaver, se bemanding, rette faste aftaler og følge op på timer.

En god løsning viser hver rolle det, vedkommende skal bruge, i stedet for at presse hele administrationssystemet ned på en mobilskærm.

Sådan kan arbejdsdagen hænge sammen

Forestil dig denne arbejdsgang:

1. Kontoret opretter eller planlægger en kundeopgave.
2. Opgaven vises på den tildelte medarbejders telefon med adresse, tidspunkt og instruktioner.
3. Medarbejderen udfører arbejdet og registrerer de nødvendige oplysninger.
4. Kontoret kan se status og følge op uden at skulle samle oplysninger fra flere steder.

Det er et eksempel på en mulig løsning – ikke en arbejdsgang, alle virksomheder skal kopiere. Et team med fem medarbejdere og et team med halvtreds kan have meget forskellige behov.

Et konkret eksempel: Én app til kontor og medarbejdere hos VVR.dk

Cortex Solutions har udviklet en medarbejder- og administrationsløsning til VVR.dk, der arbejder med rengøring og vinduespolering.

Her blev planlægning, kundeaftaler og medarbejdernes information samlet. Kontoret kan arbejde med kalender, medarbejdere og tilbagevendende aftaler, mens medarbejderne kan se deres ugeplan og næste opgaver på telefonen. Løsningen indeholder også blandt andet tidsregistrering og intern kommunikation.

Pointen er ikke, at alle skal have de samme funktioner. Den er, at løsningen tager udgangspunkt i den konkrete arbejdsdag.

Se flere løsninger, Cortex Solutions har bygget.

Skal I vælge et standardsystem eller en specialbygget app?

Et standardsystem er ofte det rigtige valg, hvis jeres opgaver passer til dets funktioner, og medarbejderne kan arbejde effektivt i det.

En specialbygget webapp kan være relevant, hvis I konstant må lave omveje: eksportere lister, indtaste det samme to gange, holde særskilte regneark eller forklare nye medarbejdere en lang række undtagelser.

Det er værd at undersøge, om et eksisterende system kan tilpasses eller forbindes med noget andet, før I beslutter at bygge nyt.

Start med tre spørgsmål – ikke en lang funktionsliste

Hvor opstår misforståelserne? Skriv de situationer ned, hvor kontor og medarbejdere ofte skal ringe til hinanden, fordi oplysninger mangler.

Hvad skal medarbejderen kunne klare på mobilen? Prioritér de få handlinger, der bruges hver dag. Sjældne administrationsopgaver kan blive på kontoret.

Hvad skal ske med oplysningerne bagefter? Timer, ændringer, dokumentation og opgavestatus kan have betydning for løn, fakturering og kundeservice. Beslut, hvem der har ansvaret, og hvor oplysningerne skal ende.

Husk også praktiske forhold som login, adgangsrettigheder, mobilforbindelse og oplæring. En app, der er besværlig ude hos kunden, bliver hurtigt omgået.

Hvad koster en medarbejderapp?

Prisen afhænger blandt andet af antallet af arbejdsgange, brugerroller, eventuelle integrationer og behovet for videreudvikling. En enkel planlægnings- og opgavevisning er noget andet end et komplet system med kunder, vagtplaner, timer og fakturagrundlag.

Derfor giver det bedre mening at beskrive den vigtigste arbejdsgang først og vurdere, hvad en første brugbar version skal kunne, end at bestille en lang liste med funktioner fra dag ét.

Når appen gør arbejdet lettere, bliver den brugt

Den bedste medarbejderapp er ikke nødvendigvis den med flest knapper. Det er den, hvor medarbejderen hurtigt kan finde næste opgave, og kontoret kan ændre planen uden at sende de samme oplysninger flere gange.

Overvejer I at samle planlægning, medarbejdere og opgaver? Fortæl os, hvordan I arbejder i dag. Så kan vi sammen vurdere, om I har brug for en app, en tilpasning af jeres nuværende system eller noget helt tredje.