Hvor forsvinder tiden i din virksomhed? Hent vores gratis guide

Det er sjældent én stor opgave, der stjæler tiden i en virksomhed. Det er de små ting, der gentager sig: oplysninger, der tastes to gange, dokumenter, der skal findes, og beskeder, der skal følges op på.

Hver opgave virker måske ubetydelig. Men tilsammen kan de fylde mere, end man tror. Derfor har vi lavet en gratis PDF-guide med tjeklister og arbejdsark, der hjælper jer med at få overblik over de manuelle arbejdsgange.

Start med at se på hverdagen

Man behøver ikke starte med et nyt system eller en stor digitaliseringsplan. Begynd med at stille et enkelt spørgsmål:

Hvilken opgave bruger vi tid på igen og igen, uden at den egentlig skaber værdi for kunden?

Det er ofte et bedre udgangspunkt end at spørge, hvor virksomheden kan bruge AI.

Fem tidstyve, der er værd at undersøge

1. Oplysninger bliver tastet flere gange

En kunde sender oplysninger i en formular. De kopieres til et regneark og senere til endnu et system. Når noget ændres, skal det rettes flere steder.

Spørg: Kan oplysningerne registreres ét sted og bruges videre uden manuel kopiering?

2. Folk leder efter den rigtige information

Aftaler ligger i mailen, dokumenter i en mappe og status hos en bestemt medarbejder. Man bruger tid på at finde ud af, hvad der er gældende.

Spørg: Kunne status, dokumenter og historik ligge samlet, så de relevante personer kan finde dem selv?

3. Der skal rykkes for de samme ting

En godkendelse mangler. En kunde har ikke sendt materialet. En kollega har glemt en registrering. Derfor skal nogen huske at følge op.

Spørg: Kan påmindelser og statusopdateringer håndteres automatisk, mens de vigtige beslutninger fortsat træffes af mennesker?

4. Et regneark er blevet virksomhedens vigtigste system

Regneark er gode til meget. Men hvis flere personer skal koordinere opgaver, ændre status og holde styr på historik, kan de blive svære at arbejde i.

Spørg: Er problemet selve regnearket – eller at arbejdet mangler en fælles proces?

5. Den samme rapport bygges forfra

Hver uge eller måned samles tal fra forskellige steder. Det tager tid, og det kan være svært at sikre, at alle arbejder ud fra de samme oplysninger.

Spørg: Kan tallene hentes og samles på en ensartet måde?

Gratis guide: Find jeres største tidstyve

Vi har samlet en kort guide, som I kan bruge på et teammøde eller gennemgå på egen hånd.

Det får I i PDF'en:

• En tjekliste med fem typiske tidstyve.
• Et arbejdsark til at kortlægge én konkret opgave.
• En enkel metode til at regne på tidsforbruget.
• Hjælp til at prioritere den første forbedring.
• En plan for, hvad I kan gøre de næste 14 dage.

[INDSÆT PDF-DOWNLOADKNAP HER FØR PUBLICERING: Hent den gratis guide (PDF)]

Sådan finder I ud af, hvad der skal løses først

I guiden tager vi udgangspunkt i én opgave ad gangen. Notér, hvem der udfører den, hvor tit den gentages, og hvor mange minutter den tager.

Et helt enkelt regneeksempel: En opgave, der tager 8 minutter og udføres 15 gange om ugen, fylder omkring 8 timer på fire uger. Det er et eksempel på beregningen – ikke en målt besparelse.

Tidsforbrug er dog ikke det eneste. I bør også se på, om opgaven skaber fejl, afbryder medarbejdere eller gør virksomheden afhængig af bestemte personer.

Skal løsningen være AI, automatisering eller noget helt tredje?

Ikke nødvendigvis AI. Nogle opgaver bliver lettere med en bedre arbejdsgang og klare aftaler. Andre kan løses med en integration mellem de systemer, I allerede har.

Hvis mange medarbejdere, kunder eller samarbejdspartnere skal arbejde med samme sager, kan en webportal skabe et fælles overblik. Har I en helt særlig proces, kan en webapp være mere oplagt. Og når opgaver blot gentager sig efter faste regler, er automatisering værd at undersøge.

Pointen er ikke at få mest mulig teknologi ind. Det er at fjerne unødvendige trin, uden at miste overblik og kontrol.

Begynd med én opgave – og test

Vælg én arbejdsgang, som flere i virksomheden kender. Kortlæg den, prøv en mindre forbedring, og sammenlign hverdagen før og efter. Først derefter giver det mening at tage stilling til næste skridt.

Vil I gerne have et par øjne på en arbejdsgang, der tager for meget tid? Fortæl os kort om den, så kan vi tage en uforpligtende snak om, hvad der reelt vil gøre arbejdet enklere.